Event Planning

En Gotoclient realizamos servicios de organización de eventos y actuamos como event manager para algunos de nuestros clientes, cuanto tienen necesidades de planificación y gestión de eventos, normalmente enmarcadas en el seno de una estrategia más global.

Pese a que no nos presentamos como una agencia de eventos específicamente, tenemos la capacidad de actuar como tal y gozamos de mucha experiencia al respecto.

¿Qué es el event management y la organización de eventos?

En este sentido, el event management consiste en la implementación y la gestión de un evento en función del objetivo que nos hayamos marcado en su plantificación inicial.

Organizar eventos puede tener diferentes objetivos para una empresa. Desde fines de cohesión interna en la mayoría de casos de los eventos corporativos internos, hasta objetivos de mejora y aumento de la notoriedad de marca o de captación de nuevas oportunidades comerciales, también conocidas como leads.

 A menudo los eventos se utilizan para dar a conocer a una marca o un producto/servicio determinado de dicha empresa, especialmente en el sector servicios. En este caso, el objetivo es claramente de notoriedad de marca, es decir, lograr que la empresa esté en el top-of-mind de sus clientes potenciales y posicionarse así en su mente como una autoridad en la actividad que de desarrolla.

 Descubre nuestra Guía para mejorar la notoriedad y la imagen de marca

Dicho esto, otro objetivo suele ser la captación de oportunidades de venta o clientes potenciales directamente en el evento. De hecho, la organización de eventos suele estar entre las actividades más utilizadas para captar leads de tipo B2B –es decir, cuando somos una empresa que vende a otras empresas-, aunque obviamente no es la única.

Gestión de eventos a la práctica: cómo organizar un evento

Por nuestra experiencia, en la organización de eventos hay que tener en cuenta una serie de aspectos de gran importancia. Planificar un evento correctamente alineado con nuestros objetivos de empresa no es algo menor.

Por este motivo, nuestra experiencia nos dice que cualquier organizador de eventos debe diferenciar claramente 3 fases cuando planifica un evento. De este modo, tiene claras las grandes etapas del mismo, lo que le ayuda a la hora de reflexionar sobre todo lo que necesita.

 Concretamente, estas 3 fases son

• El pre evento o ‘el antes’ del evento
• El propio evento o ‘el durante’
• El post evento o ‘el después’ del mismo

 Vamos a dar algunos consejos sobre cada una de estas 3 etapas:

El Pre evento

Aquí el denominado event organizer –la persona encargada de planificar y llevar a cabo el evento- está en la fase de planificación del evento. Desde nuestro punto de vista, esta fase es tan importante como el momento de realizar el evento –la siguiente fase-. Una adecuada planificación es sin duda un claro determinador del éxito del evento.

 Nosotros recomendamos considerar especialmente los siguientes aspectos a la hora de abordar esta fase: 

• ¿Qué objetivo tenemos con el evento? Captar leads en el evento, notoriedad de marca, etc.
• ¿Somos nosotros quienes organizamos el evento o estamos hablando de una participación estratégica en un evento en el que habrá otras empresas como la nuestra?
• ¿Habrá una agencia de eventos que nos ayudará o la organización del evento se hará íntegramente con recursos de la empresa?
• Si escogemos la externalización parcial o total de la planificación y gestión del evento, ¿conocemos a empresas organizadoras de eventos? ¿Tenemos experiencia con alguna de ellas? ¿Tenemos sus presupuestos?
• ¿Hemos hecho un retroplanning del evento? Es decir, un calendario en el que marquemos todo lo necesario a abordar en todas las fases
• ¿Tenemos claros cuántas personas de la empresa necesitamos para el evento?
• ¿Tenemos claro el material necesario para el evento? Desde ordenadores a tener en nuestro stand hasta flyers, roll-ups u otro material
• ¿Sabemos de antemano el presupuesto máximo que podemos dedicar al evento?
• ¿A quién invitaremos al evento previamente a llevarlo a cabo? ¿Cómo realizaremos las invitaciones?
• Si es un evento abierto a cuantas más personas, mejor, ¿cómo le daremos a conocer?

Durante el evento

En este caso, estamos ya en el día o días del evento. Como hemos dicho, el trabajo de planificación de la fase anterior habrá sido clave, pero en este caso habrá que tener también algunos aspectos importantes en cuenta.

Nos referimos principalmente a dos factores que, si no se tienen en cuenta, y pese a que los esfuerzos de event management en la fase anterior hayan sido eficientes, podrían perjudicar seriamente el desarrollo del evento:

• Que todas las personas de la empresa que asistan tengan claro cómo deben actuar
• Enfocarse al objetivo marcado inicialmente, sin desviarse ni dejarse llevar

Y es que durante un evento, no es difícil desenfocarse. Lo decimos por experiencia. Y es algo que lógicamente impacta negativamente sobre los resultados aportados por el propio evento. No hay que dejarse llevar por el ambiente del evento y tener siempre claro el motivo por el cual estamos allí en funciones de event planner.

El post evento

La fase posterior al evento también es importante. Sobre todo, para hacer un análisis sobre cómo ha ido en relación al objetivo –u objetivos- definidos durante la fase de planificación.

Es importante recopilar esta información con objetivos de aprendizaje de cara nuestros esfuerzos de producción de eventos nuevos.

¿Cómo promocionar un evento?

Dar a conocer nuestro evento también es algo fundamental. Tanto si lo organizamos nosotros como empresa como si se trata solo de llevar de modo adecuado nuestra participación estratégica, pero sin organizarlo.

 Es lógico en el siguiente sentido: si invertimos esfuerzos en planificar un evento y nadie se percata del mismo, no vamos a conseguir los resultados definidos inicialmente.

 Por tanto, comunicar nuestra participación en un evento –ya sea como organizadores del mismo- o como asistentes suele ser una de las claves para el éxito.

 Existen diferentes de promocionar un evento. A continuación, citamos 3 de ellas:

• Comunicación del evento a través del email a nuestra base de datos de clientes y leads

En este caso, habrá que realizar una segmentación de la base de datos. Sobre todo, diferenciando entre clientes y clientes potenciales (o leads).

Se trata de realizar un esfuerzo de CRM Management.

• Promoción del evento a través redes sociales

Utilizar las redes sociales suele ser efectivo en producción de eventos a la hora de comunicar dicho evento.

Si se trata de un evento cuyo objetivo es llamar la atención de otras empresas (B2B), sin duda te recomendamos LinkedIn.

También recomendamos los anuncios sociales para promocionar el evento. El motivo es que el alcance orgánico de la mayoría de grandes redes sociales está disminuyendo, por lo que la utilización de los anuncios se hace cada vez más necesario.

Los anuncios en redes sociales también son muy útiles para promocionar eventos, cuando necesitamos un gran alcance segmentado en un periodo corto de tiempo.

• Promoción del evento mediante influencers

En los últimos años los influencers se han convertido en una herramienta muy potente en marketing. En algunos casos, pueden ser equivalentes a un canal completo de marketing, por lo que nunca hay que obviarlos en organización de eventos.

Nuestra recomendación es que, como mínimo, reflexiones sobre si tienes influencers claros en tu sector y que estudies si te puede interesar su gran capacidad de alcance de audiencias para promocionar tu evento. No siempre concluirás que sí que te interesan, pero debes considerarlo.

Existen otras formas de dar a conocer un evento. Debes tener claro que encontrar la forma de dar a conocer el evento más adecuada para tu caso dependerá de varios factores, entre los que sin duda están tanto el público al que quieres dirigirte y su comportamiento como el presupuesto que tienes.